La prise en compte des congés payés pendant un arrêt maladie a profondément évolué ces dernières années et impose aux responsables RH et managers d’adapter leurs pratiques. Ce guide pratique vous aide à comprendre les droits des salariés, les obligations de l’employeur et les gestes concrets à mettre en place pour limiter les risques opérationnels et juridiques.
Sommaire
Pourquoi les règles ont changé et quelles conséquences pour les services RH
Plusieurs décisions législatives et jurisprudentielles récentes ont étendu la protection des salariés malades vis‑à‑vis des congés payés. La loi du 22 avril 2024 a notamment modifié les règles d’acquisition pendant un arrêt non professionnel et la Cour de cassation a, en 2025, confirmé l’application des principes du droit européen quant au report des congés tombant pendant une maladie intervenant en période de congés.
Pour les équipes RH, ces évolutions signifient trois choses concrètes : un suivi plus fin des droits individuels, une obligation de communication et de preuve renforcée, et un risque financier et contentieux non négligeable en cas de mauvaise gestion. Adapter les procédures n’est plus une option administrative mais une mesure de prévention.
Comment les congés sont acquis et reportés durant un arrêt maladie
Depuis les changements législatifs, un salarié en arrêt pour maladie ou accident non professionnel peut continuer à accumuler des congés. Concrètement, l’acquisition se fait à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours (soit 4 semaines) par an. Cette règle complète, sans la remplacer totalement, le régime antérieur qui réservait des droits différents pour les accidents du travail et les maladies professionnelles.
Le droit au report a également été précisé : lorsqu’un congé payé coïncide avec une période d’arrêt de travail pour maladie, le salarié peut obtenir le report de ces jours. Le délai pendant lequel ces congés doivent être pris après la reprise est encadré : la période de report courra pendant 15 mois à compter de la date à laquelle l’employeur informe le salarié du nombre de jours disponibles et de la date limite d’utilisation.
Enfin, des règles de rétroactivité existent pour les demandes passées ; selon la situation (rupture avant l’entrée en vigueur de la loi ou salarié toujours en poste), des délais spécifiques pour réclamer le paiement ou la restitution des congés sont prévus et ont des bornes fixées par les textes et la jurisprudence.
Que doit faire l’employeur au retour du salarié ?
Informer et acter le solde de congés
Au plus tard dans le mois suivant la reprise, l’employeur doit informer le salarié du nombre de jours de congés acquis pendant l’arrêt et de la date butoir pour les utiliser. Cette information déclenche le délai de report de 15 mois. L’absence d’information empêche donc l’employeur de faire courir ce délai et affaiblit sa position en cas de contestation.
Proposer concrètement la prise des congés
Informer ne suffit pas : il faut aussi proposer des dates et montrer une démarche active pour permettre la prise effective des congés. La jurisprudence récente exige que l’employeur ait mis en place les conditions pratiques nécessaires. Si le salarié ne peut pas prendre ses congés parce qu’il est de nouveau en arrêt et que l’employeur n’a pas organisé de possibilités raisonnables de les faire, ces jours ne peuvent pas être considérés comme perdus.
Erreurs fréquentes et risques à éviter
Plusieurs maladresses reviennent souvent dans les audits : ne pas documenter les échanges, envoyer une information orale sans preuve écrite, oublier d’indiquer la date limite d’utilisation, négliger le suivi de salariés en arrêts longs, ou appliquer des pratiques incohérentes entre services. Ces erreurs exposent l’entreprise à des reclassements financiers (indemnités compensatrices lors de rupture) et à des contentieux devant le conseil de prud’hommes.
Autre piège : considérer que les congés sont « perdus » si le salarié n’a pu les poser. La jurisprudence impose une exigence de mise en capacité de prise des congés et favorise la protection du droit au repos.
Checklist pratique pour l’employeur
- Mettre en place un enregistrement centralisé des arrêts avec dates, motifs et calculs d’acquisition de congés.
- Rédiger un accusé de réception écrit à la reprise mentionnant le solde de congés et la date limite d’utilisation.
- Proposer au moins une offre formelle de dates pour la prise des congés et conserver la preuve des relances.
- Former managers et services paie aux nouvelles règles pour assurer cohérence et traçabilité.
- Prévoir dans les procédures une étape d’évaluation du risque financier en cas d’accumulation longue de droits.
Bonnes pratiques de preuve et de documentation
La qualité de la traçabilité fait souvent la différence en cas de litige. Privilégiez des échanges écrits datés (email, lettre recommandée, compte rendu d’entretien) qui décrivent : le solde de congés, la période de report, les propositions de dates et les réponses éventuelles du salarié. Un tableau de suivi accessible à la paie et aux RH, avec alertes automatiques avant expiration des délais, réduit considérablement les erreurs.
Quand le salarié est malade pendant ses congés que faire ?
Si une maladie intervient pendant une période de congés, le salarié peut obtenir le report des jours concernés à condition d’avoir notifié son arrêt à l’employeur selon les modalités prévues. L’entreprise doit alors indiquer au salarié le nombre de jours reportés et la date limite pour les prendre. Rappel important : le report ne s’applique que si la procédure d’information est respectée et que l’employeur peut en attester.
FAQ
Un salarié peut‑il accumuler des congés payés pendant un arrêt maladie non professionnel ?
Oui. La réglementation récente prévoit l’acquisition de congés pendant un arrêt pour maladie ou accident non professionnels à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par an.
Le délai de 15 mois commence quand ?
Le délai de report de 15 mois court à partir de la date à laquelle l’employeur informe le salarié, après la reprise, du nombre de jours disponibles et de la date limite d’utilisation. Tant que cette information n’a pas été remise, le délai ne court pas.
Que risque l’employeur s’il n’a pas proposé la prise des congés ?
Si l’employeur ne peut pas démontrer qu’il a organisé les conditions permettant au salarié de prendre ses congés (propositions de dates, relances, enregistrements écrits), les droits du salarié peuvent être rétablis et l’entreprise exposée au versement d’indemnités en cas de perte de congés ou de rupture du contrat.